Para iniciar un proyecto, necesitas una serie de pasos, pero antes de comentarte cuál es el primer paso, vamos a imaginar por un momento que eres el encargado de gestionar o iniciar un proyecto de cocina, donde te piden que puedas realizar una rica comida o un delicioso postre, y ocurre lo siguiente:
- No sabes exactamente qué es lo que tienes que cocinar.
- Si vas a cocinar para una persona, o para muchas personas, y quiénes son esas personas, qué les gusta o qué no pueden comer porque les podría hacer daño.
- Llegas al lugar vas a realizar el proyecto, pero no hay herramientas para realizarlo.
- De paso, ves que los platos están sucios.
- A parte, no hay suficientes ingredientes.
Estarás pensando ahora que esto es un completo desastre y así no podrás cumplir los objetivos. Entonces, ¿Qué tienes que hacer para iniciar?
En este artículo te quiero guiar para entender cuál es el primer paso a la hora de iniciar un proyecto, ya sea un proyecto físico o digital.
Investigación
Hay una frase muy conocida que quizá ya has escuchado antes:
Si no sabes adónde quieres ir, no importa qué camino sigas
Gato de Alicia en el país de las maravillas
Si no investigas, antes de iniciar un proyecto que tienes que gestionar o realizar, quizá no quede cómo lo esperas. Pero acá algunas personas me podrán decir que hay golpes de suerte en donde sin nada de investigación han podido lograr grandes cosas. No te llevaré la contraria, pero no creo que dejarlo a la suerte sea una de las mejores opciones, ya que tenemos muchísimas herramientas que nos pueden ayudar para hacer más fácil nuestras tareas.
Así que te mostraré una serie de herramientas o metodologías para que puedas investigar sobre tu futuro proyecto:
1. Metodología 5W2H
5W2H es una herramienta de gestión que a nos permitirá elaborar un plan de acción través de 7 cuestionamientos. Su aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en grupo.
What, Why, When, Where, Who, How y How much
What – ¿Qué?: Lo que se quiere hacer.
Why – ¿Por qué?: La razón por la cual se quiere hacer, esto nos ayudará a definir el plan de acción.
When – ¿Cuándo? En qué momento se va hacer. No basta con solo saber cuándo se iniciará, sino también, cuánto tiempo estimado nos llevará realizar este proyecto, hay que tomar en cuenta los riesgos que se afrontan.
Where – ¿Dónde? En qué sitio o lugar se va a realizar.
Who – ¿Quién? Podríamos dividirlo en 2 tipos:
1. ¿Quién se va a encargar de realizarlo?, tomando en cuenta que cuándo la responsabilidad de un proyecto cae sobre una sola persona, existen más posibilidades de que esto se complique o no se logre.
2. ¿Para quién es el proyecto?, nos ayudará a saber qué tomar en cuenta para que se cumplan los objetivos.
How – Cómo? De qué forma se va hacer, qué procedimientos se van a aplicar, cómo se conseguirán los objetivos. Una buena manera de responder a esta pregunta, es preguntarnos ¿Cómo se hará el <Qué>?
How Much – Cuánto?: Cuánto es el costo. No solo a nivel económico, ¿Esfuerzo, Tiempo, Dinero y cualquier costo que se necesite para realizar el proyecto.
2. Método OKRs
OKRs del inglés Objectives and Key Results o Objetivos y Resultados Clave en español, es una metodología utilizada para definir y gestionar metas.
Objetivos y Resultados Clave
Para realizarlo necesitarás establecer lo siguiente:
1. La misión, la visión y los valores de tu proyecto.
Misión: Lo que queremos realizar
Visión: Cómo lo vamos a realizar
Valores: Aquello que nos define a nosotros o al proyecto y que bajo ningún concepto violaríamos.
2. Objetivos SMART
Si tu objetivo no empieza por un verbo, es muy probable que no sea un objetivo. Porque se referiría a una cosa, no a una acción.
Quiero acotar que tenemos que tener mucho cuidado de que el objetivo sea el mismo para todos los participantes del proyecto, ya que a veces puede ser visto de una forma para unos, y de otra forma para otros.
3. Key Results
¿Cómo vamos a medir el objetivo?.
Los Key Results siempre deben ser medibles, y tienen 3 valores o medidas, que nos darán información acerca del progreso.
- Valor inicial. ¿Desde dónde comenzamos nuestro objetivo?
- Valor actual. ¿En qué paso estamos?
- Valor objetivo. ¿Qué queremos lograr?
Ejemplo, ya sabemos que el objetivo es 6, pero para otros es un 9. Suponiendo que el valor inicial es 0, para poder llegar a ese objetivo, tenemos que pasar por 1, 2, 3, 4, 5, … etc.
Siempre que puedas, debemos poner los Key Results en positivo, por ejemplo: En vez de que el objetivo sea «reducir el tiempo de…» podríamos tener «aumentar los resultados de…»
4. Business Model Canvas
Modelo de Negocios Lean Canvas
Descargar Plantilla Business Lean Canvas Editable
Ya tienes varias herramientas para iniciar un proyecto, ahora falta llevarlo a cabo mediante etapas o fases que te explicaré en otro artículo.
Etapas o fases de un proyecto:
- Análisis de viabilidad
- Planificación
- Ejecución
- Seguimiento y control del trabajo
- Finalización
Espero que este artículo haya sido de mucha ayuda. Comenta si tienes alguna pregunta o alguna acotación, lo apreciaría mucho.
